Politique de confidentialité de Kroov

EVA AI TECHNOLOGIES (5 rue Ellenhard, 67000 Strasbourg, France), qui édite Kroov, est responsable des traitements décrits dans cette politique : ceux qui concernent les utilisateurs de Kroov et les visiteurs du site.

Pour les données que vous nous confiez sur vos propres clients et contacts (messages reçus par l'assistant de support, personnes appelées par l'assistant téléphonique, contenus de vos bases de connaissances), c'est vous, client de Kroov, qui en êtes responsable ; Kroov les traite pour votre compte, comme sous-traitant, selon l'accord de sous-traitance annexé aux conditions générales de vente.

Contact pour toute question sur vos données : support@kroov.ai.

Selon votre usage du service :

• Votre compte : nom, adresse e-mail, mot de passe (stocké haché) ou connexion Google, langue, fuseau horaire, et l'acceptation de nos conditions (version, date, adresse IP, navigateur).
• Votre espace : organisation, membres, rôles, invitations, réglages.
• Le site de votre entreprise que vous nous demandez d'analyser : pages publiques lues, captures d'écran, logo, polices et images relevées, rangés dans votre fiche de marque.
• Vos contenus : messages échangés avec les assistants, consignes, fichiers téléversés, bases de connaissances, publications, images et vidéos produites.
• La mémoire des assistants : ce que vous leur demandez de retenir, et ce qu'ils retiennent d'eux-mêmes si vous l'avez permis, y compris vos préférences déduites de vos choix ; visible, modifiable et supprimable depuis « Mémoire ».
• Les comptes de réseaux sociaux et d'applications que vous connectez (LinkedIn, X, Facebook, Instagram, TikTok, YouTube, WhatsApp, Gmail ou Outlook par Pipedream…) : identifiants de connexion chiffrés, nom et image du compte, publications faites depuis Kroov.
• Les échanges de vos clients avec l'assistant de support : nom, adresse e-mail ou numéro, messages, pièces jointes, réponses envoyées.
• Les appels passés par l'assistant téléphonique : numéro appelé, mission, durée, transcription et compte rendu. L'audio n'est pas enregistré.
• Facturation : formule, paiements, factures, adresse de facturation et numéro de TVA (collectés et conservés par Stripe ; nous ne voyons jamais votre numéro de carte).
• Données techniques : adresse IP, navigateur, journal des actions faites dans l'espace (journal d'audit), journaux de fonctionnement.
• Prévention de la fraude à l'inscription : l'adresse IP et un identifiant d'appareil (cookie « kroov_device ») de la première session d'un compte, et la vérification anti-robots de Google reCAPTCHA sur les pages d'inscription et d'invitation.

• Fournir le service : compte, espace, analyse de marque, production et publication de contenus, assistants, intégrations. Base : l'exécution du contrat.
• Encaisser et facturer, tenir la comptabilité. Base : l'exécution du contrat et nos obligations légales (conservation des pièces comptables).
• Sécuriser le service, prévenir la fraude et les abus, tenir le journal d'audit. Base : notre intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs.
• Empêcher les inscriptions automatisées et l'abus des crédits offerts (une dotation par appareil, trois par adresse IP sur 30 jours) : vérification Google reCAPTCHA à l'inscription et à l'invitation, identifiant d'appareil et adresse IP. Base : notre intérêt légitime à protéger le service contre la fraude.
• Vous écrire au sujet du service : codes de vérification, invitations, alertes de sécurité, notifications, factures. Base : l'exécution du contrat. Nous n'envoyons pas de lettre d'information commerciale.
• Mesurer l'audience des pages publiques du site (Google Analytics, adresse IP anonymisée), seulement si vous l'acceptez dans la bannière des cookies. Base : votre consentement.
• Répondre aux demandes des autorités et respecter nos obligations légales. Base : l'obligation légale.

Kroov repose sur des modèles d'intelligence artificielle fournis par des tiers (voir ci-dessous) : vos consignes et les contenus nécessaires à une production leur sont transmis le temps de la traiter. Kroov n'entraîne aucun modèle avec vos données, et les conditions d'utilisation des API de nos fournisseurs excluent l'usage de ces données pour entraîner leurs modèles.

Les images et vidéos produites par Kroov portent un marquage lisible par machine qui indique qu'elles ont été générées par IA. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé. Si vous réglez l'assistant de support en envoi automatique, ses réponses partent sans relecture humaine : c'est votre choix, réversible à tout moment.

Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas pour de la publicité. Elles sont accessibles aux membres de votre espace selon leurs droits et la visibilité choisie (personnelle, partagée, organisation), à l'équipe de Kroov quand c'est nécessaire au support ou à la sécurité, et à nos sous-traitants, chacun pour son rôle :

• Hébergement : Google Cloud, dans l'Union européenne.
• Fournisseurs de modèles d'intelligence artificielle (texte, images, vidéo, voix) : production des contenus, des réponses et des appels que vous demandez.
• Google reCAPTCHA et Google Analytics : vérification anti-robots à l'inscription, mesure d'audience si vous l'acceptez (selon les règles de confidentialité et les conditions d'utilisation de Google : https://policies.google.com/privacy, https://policies.google.com/terms).
• Stripe : paiements, facturation, calcul de la TVA.
• Prestataires techniques : téléphonie, envoi et réception d'e-mails, recherche web, collecte de données publiques des réseaux sociaux, connexion d'applications tierces (Gmail, Outlook…).
• Meta, LinkedIn, X, TikTok, YouTube (Google), Telegram : publication et messages sur vos comptes, à votre demande.

La liste nominative de nos sous-traitants, avec leur pays et la garantie qui encadre chaque transfert, est consultable par nos clients dans l'application (Paramètres › Sécurité et données) et communiquée à toute personne qui en fait la demande à support@kroov.ai.

Nous pouvons aussi communiquer des données lorsque la loi l'exige.

Si vous connectez une chaîne YouTube, Kroov demande à Google une seule autorisation (« youtube.force-ssl » : gérer vos vidéos et vos commentaires YouTube). Avec elle, Kroov accède seulement à :

• votre chaîne : son identifiant, son nom, son adresse personnalisée et son image ;
• les vidéos que vous publiez depuis Kroov : leur envoi, l'état de leur traitement et leur suppression, à votre demande ;
• pour ces seules vidéos, pendant les 31 jours qui suivent leur publication : leurs chiffres (vues, « j'aime », nombre de commentaires) et leurs commentaires (texte, date, nom et identifiant de la chaîne de leur auteur).

Kroov ne lit aucune autre vidéo, ni vos abonnements, votre historique, vos playlists ou les autres données de votre compte Google. Si vous vous connectez à Kroov avec Google, nous recevons en plus votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil, qui servent uniquement à créer votre compte et à vous connecter.

Ces données servent uniquement aux fonctions que vous utilisez dans Kroov : publier vos vidéos, afficher leurs résultats et vous proposer des réponses aux commentaires. Chaque nouveau commentaire est transmis à nos fournisseurs de modèles d'IA, avec la vidéo concernée et votre fiche de marque, pour rédiger une proposition de réponse ; aucune réponse n'est publiée sur YouTube sans votre validation. Ni Kroov ni ces fournisseurs n'utilisent ces données pour entraîner des modèles d'IA.

Nous ne vendons pas les données reçues de Google, ne les utilisons ni pour de la publicité ni pour évaluer une solvabilité, et ne les transmettons qu'aux sous-traitants nécessaires à ces fonctions (hébergement et modèles d'IA, voir « Qui reçoit vos données »). L'équipe de Kroov ne les consulte pas, sauf avec votre accord explicite (par exemple pour répondre à une demande de support), pour la sécurité du service (enquête sur un abus) ou pour respecter la loi.

L'utilisation par Kroov des informations reçues des API de Google, et leur transfert à toute autre application, respectent les règles relatives aux données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy : https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

En connectant YouTube, vous acceptez aussi les conditions d'utilisation de YouTube (https://www.youtube.com/t/terms) ; Google traite vos données selon ses propres règles de confidentialité (https://policies.google.com/privacy).

Conservation : un commentaire est effacé 30 jours après sa dernière relecture ; les chiffres sont gardés tant que votre autorisation reste valide (nous la vérifions toutes les heures).

Retirer l'accès : retirer la chaîne depuis la page « Comptes » de Kroov efface aussitôt nos jetons d'accès, ses commentaires, ses chiffres, son nom et son image, et révoque l'autorisation de Kroov chez Google ; seule reste la trace de vos publications (leur lien). Supprimer votre compte Kroov fait de même pour les chaînes que vous aviez connectées à titre personnel, et pour toutes celles de l'espace s'il est supprimé en entier. Vous pouvez aussi retirer l'accès à tout moment depuis la page de sécurité de votre compte Google (https://security.google.com/settings/security/permissions) : les données de la chaîne sont alors effacées dans les 30 jours.

Kroov est hébergé dans l'Union européenne. Certains de nos sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis et en Asie du Sud-Est, ou y traitent une partie des données. Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne pour les entreprises certifiées au cadre de protection des données UE–États-Unis, ou à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, dont vous pouvez obtenir une copie à support@kroov.ai.

Vos données sont conservées tant que votre compte existe, sauf les données techniques ci-dessous, effacées automatiquement chaque nuit :

• journal d'audit (qui a fait quoi dans l'espace) : 13 mois ;
• contenus échangés avec les modèles d'IA pour produire vos publications (consignes, textes intermédiaires, réponses brutes) : 6 mois ; leur coût et leur volume restent pour la facturation ;
• journal des e-mails envoyés : 1 an ;
• notifications reçues des services connectés : 30 jours ;
• sessions de connexion et codes de vérification expirés : 7 jours après leur fin ;
• adresse IP et identifiant d'appareil relevés à l'inscription : 12 mois, y compris après la suppression du compte (sinon, supprimer un compte permettrait de recevoir de nouveau les crédits offerts) ;
• transcriptions et comptes rendus d'appels : selon votre réglage, 30 jours par défaut (0 pour ne pas les garder) ;
• fichiers de la bibliothèque : selon votre réglage, 30 jours par défaut, sauf les fichiers épinglés ;
• commentaires reçus sur YouTube : 30 jours après leur dernière relecture ; données d'une chaîne YouTube (commentaires, chiffres, nom et image) : effacées dès son retrait, ou dans les 30 jours si vous retirez l'accès depuis Google.

Les factures et pièces comptables sont conservées dix ans, comme l'exige le code de commerce. Les sauvegardes de la base sont effacées par rotation, au plus tard 14 jours après.

Vous pouvez supprimer votre compte depuis vos réglages. Votre adresse est aussitôt libérée et toutes vos sessions sont fermées, puis vos données sont effacées, pas seulement désactivées :

• si vous étiez seul dans votre espace : tout l'espace (fiche de marque, publications, fichiers, appels, demandes de support, mémoire) ;
• si d'autres membres restent : vos données personnelles (conversations, mémoire personnelle, fichiers, comptes connectés à titre personnel, réglages). Ce qui appartient à l'espace (publications, fiche de marque, appels, demandes de support, souvenirs d'organisation) reste à la disposition des autres membres.

La suppression est refusée tant qu'un abonnement payé est en cours ou que vous êtes le seul propriétaire d'un espace où d'autres travaillent. La trace de votre acceptation de nos conditions est gardée, sans adresse IP ni navigateur, comme preuve ; les signaux d'inscription (adresse IP, identifiant d'appareil) restent jusqu'au terme de leurs 12 mois.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, du droit de retirer votre consentement à tout moment, et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Vous pouvez déjà, depuis l'application, consulter et exporter vos données (« Mes données »), exporter votre mémoire (Markdown ou JSON), corriger votre fiche de marque et vos souvenirs, et supprimer votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à support@kroov.ai ; nous répondons dans un délai d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

Nous protégeons vos données, et en particulier les données sensibles (jetons d'accès à vos comptes connectés, données reçues de Google et des réseaux sociaux, échanges avec vos clients), par les mesures suivantes :

• Chiffrement en transit : toutes les connexions au service sont chiffrées (HTTPS) ; la base de données n'accepte que des connexions chiffrées.
• Chiffrement au repos : la base de données, ses sauvegardes et les fichiers sont chiffrés sur les serveurs de Google Cloud, dans l'Union européenne.
• Chiffrement des secrets par Kroov : les jetons d'accès et de rafraîchissement de vos comptes connectés (YouTube compris) et les identifiants de vos intégrations sont chiffrés une seconde fois par l'application (AES-256-GCM) avant d'être enregistrés ; la clé est gardée à part, dans Google Secret Manager. Les jetons de la connexion par Google sont eux aussi chiffrés. Aucun jeton n'est jamais renvoyé à votre navigateur.
• Accès restreint : la base de données n'est joignable qu'avec une autorisation Google Cloud (IAM) ; les fichiers sont gardés dans un stockage privé, fermé à tout accès public, et servis par des liens temporaires valables au plus 30 minutes ; dans l'application, chaque accès est vérifié selon votre appartenance à l'espace, votre rôle et la visibilité des données (personnelle, partagée, organisation).
• Minimisation : nous ne demandons à chaque service que les autorisations nécessaires (une seule pour YouTube) ; retirer un compte efface nos jetons et, pour YouTube, révoque l'accès chez Google ; les durées de conservation indiquées plus haut sont appliquées par des purges automatiques.
• Traçabilité : les actions sensibles (connexion, retrait ou partage d'un compte, refus d'accès) sont inscrites au journal d'audit, conservé 13 mois.
• Protection contre les abus : limitation du nombre de requêtes, vérification de la signature des notifications reçues des services connectés.
• Incidents : en cas de violation de vos données, nous la notifions à la CNIL dans les 72 heures quand la loi l'exige, et nous vous prévenons sans délai si elle présente un risque élevé pour vous.

Nous pouvons modifier cette politique. La date de sa version figure en haut de la page ; à chaque version importante, vous êtes invité à en prendre connaissance à votre prochaine connexion.